Worktime 3, unsere neue Software für Ihre Arbeitszeiterfassung und Spesenabrechnung. Seit 1. Januar 2023 ist jeder Arbeitgeber (laut BAG) verpflichtet für seine Arbeitnehmer eine digitale Arbeitszeiterfassung zu führen. Wir haben uns diese Herausforderung angenommen und haben begonnen eine Anwendung zu entwickeln. Jetzt ist sie fertig und nennt sich "Worktime 3". (Nebenbei bemerkt, Programmoberfläche ist in deutscher und englischer Sprache vorbereitet.)
Wochenlange Entwicklung und Programmierung liegen hinter uns. Das was heraus gekommen ist kann sich sehen lassen. Protokollierung der Arbeitszeiten und Spesenerfassung unter einem Dach. Ihre Überstunden, Urlaubstage werden berechnet und verwaltet, die Datenaufnahme ist kinderleicht gehalten. Die Anwendung ist überall einsetzbar, im Hotel, vor Ort bei Ihren Kunden, im Kundenservice vor Ihren Anlagen, auf dem Rastplatz, einfach überall. Es ist keine Verbindung zum Internet nötig, Ihre Daten werden auf Ihre Festplatte abgelegt, was auch dem Datenschutz zu gute kommt. Die gesetzlichen Feiertage und auch die Spesensätze werden automatisch aktualisiert wenn Sie einmal mit dem Internet verbunden sind. Dies geschieht im Hintergrund sodass Sie dies kaum bemerken.
Kommen wir zur Installation von "Worktime 3". Sie können sich in unseren Download Bereich das Setup herunter laden. Hierzu ist jedoch Ihre Registrierung vorab nötig. Diese Datei bitte entpacken und dann die Anwendung installieren. Sie werden eventuell einige Warnungen von Windows erhalten. Das liegt daran das unsere Software noch nicht signiert wurde. Dies wird aber in kürze nachgeholt. Nun benötigen Sie noch die Zugangsdaten für die Online Aktualisierung welche Sie hier erwerben können. Im Menü "Einstellungen" können Sie nun die erhaltenen Datenbank-Verbindungsdaten eingeben. War die Verbindung korrekt ist unten links das zweite Feld grün. (Letzte online Update: 30.03.2023 11:23:29) Machen Sie nun auch noch die Angaben zur Personalisierung. Nach einem Neustart des Programms sollten Feiertage und Spesensätze vorhanden sein.
Abrechnung der Arbeitszeiten
Hier sehen Sie die Liste der Feiertage für Ihr Bundesland nach erfolgreichen online Update. In der rechten Tabelle können Sie noch eigene besondere Tage eintragen an denen Arbeitsstunden mit 50% Aufschlag versehen werden. Im unteren Bereich sucht Worktime 3 auch noch die entstehenden Brückentage für Sie heraus.
Eine Urlaubsliste wird nebenbei mit geführt. So sind Sie immer auf dem laufenden mit Ihren restlichen Urlaubstagen.
Jetzt ganz neu ist das Überstundenkonto dazu gekommen. Ihre Mehrarbeit wird sauber aufgelistet sodass Sie immer volle Übersicht über Ihre Überstunden haben. Ist Ihr Chef auch einmal großzügig und bringt einige Stunden zur Auszahlung so ist dies auch kein Problem. Tragen Sie den Abzug einfach manuell ein. Selbstverständlich kann diese Tabelle auch nach Excel exportiert werden.
Hier ist die Eingabemaske für Ihre täglichen Arbeitsstunden zu sehen. Eingaben sind zu machen für den Tages-Typ, dem Datum, Arbeitsbeginn und Arbeitsende, die Pausenzeit und weiter kann noch eine Notiz eingetragen werden. Aber damit war es dann auch schon alles. Die Arbeitsstunden werden automatisch berechnet. Ebenfalls die Prozentsätze werden automatisch festgelegt. Diese Prozentsätze sind abhängig vom Tages-Typ. Samstags und Sonntages gibt es z.B. Prozente, wird am einem Feiertag gearbeitet so wird dieser Einsatz ebenfalls mit Prozenten belohnt.
Auch an der Möglichkeit einer Mehrfach-Eingabe haben wir gedacht und das Programm mit entsprechender Funktion ausgestattet. Bei Ihren Jahresurlaub von 20 Tagen inkl. Wochenenden müssen Sie natürlich nicht jeden Tag einzeln antragen sondern nutzen die Funktion "Serieneingabe". Dieses Hilfsmittel erledigt die Mehrfach-Eingabe für Sie.
Eine grafische Auswertung Ihrer Leistungen darf natürlich auch nicht fehlen da diese auch erheblich zur Motivation beitragen kann.
Spesenabrechnung
Kommen wir nun zur Spesenabrechnung. Auch hier war unsere erste Priorität die Eingabe der täglichen Daten möglichst einfach zu gestalten. Dabei wurde absichtlich auf unnütze Funktionen verzichtet wie z.B. auf das einscannen von Belegen. Ehrlich, wer hat auf Geschäftsreise schon einen Scanner dabei. Mit Worktime 3 können Sie alle Eingaben unterwegs "offline" vornehmen. Ihre Belege werden nur nummeriert und können so später immer wieder zugeordnet werden. Das Layout der Spesen Datensätze ist übersichtlich gehalten. Ihre Zahlungen privat oder mit der Visa Karte der Firma werden farblich unterschieden. Ihre Spesenerstattung haben Sie jederzeit im Blick.
Die aktuellen Spesensätze werden online aktuell gehalten wenn Sie eine Internetverbindung haben. Diese werden jedoch auf Ihrer Festplatte gespeichert sodass während der Bearbeitung Ihrer Daten keine Verbindung zum Internet bestehen muss. In der Tabelle können Sie noch Prozentsätze angeben, sollte Ihr Arbeitgeber etwas großzügiger mit den Spesen sein.
Kommen wir zu der Spesen Datenaufnahme. Datum, Reise Uhrzeit von, bis, Reiseziel und Reisegrund sind einige der notwendigen Eingabefelder. Nach der Anwahl des Reiselandes werden auch gleich die Pauschalen automatisch gesetzt. Als letztes fehlen nur noch Beträge aus Ihren Rechnungen. Und das sollte dann aber auch schon alles gewesen sein. Die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen übertragen Sie handschriftlich auf die Rechnungen selbst um sie später zuordnen zu können. Haben Sie Belege in anderen Währungen ist auch gleich ein Währungsrechner zur Hand welcher den Rechnungsbetrag in "Euro" umrechnet.
Auch im Bereich der Spesenabrechnung haben wir nicht gegeizt und haben diese mit einer grafischen Auswertung bestückt. Ist zwar nicht unbedingt notwendig, sieht aber schick aus, wie wir finden.
Alle dieser Funktionen finden Sie in einer Software, "Worktime 3". Diese Software finden Sie kostenlos in unseren Downloadbereich. Lediglich für unseren Service Worktime update ist ein kleiner monatlicher Betrag nötig. Haben Sie Fragen nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.
Folgende Daten werden durch die Software bei Nutzung mit bestehender Internetverbindung an uns gesendet.
- Tagesdatum
- Bezeichnung Ihrer Organisation
- Dein Bundesland
- Benutzer Name
- Benutzer Telefonnummer
- Benutzer E-Mail Adresse
- Speicherpfad der Anwendung
- Dateigröße Ihrer Daten
- Installierte Version
Diese Daten werden nur zu statistischen Zwecken verwendet und nicht an dritte weiter gegeben. Im Service Falle sind diese Daten sehr hilfreich um Fehlerquellen ausfindig machen zu können.
